Segredos de 10 CEOS para trabalhar melhor e não perder tempo

Nesta época do ano, procuramos encontrar maneiras de ser mais produtivos: como liderar as equipes com eficiência, administrar melhor o tempo e encontrar maneiras mais inteligentes de trabalhar. Mas será que pessoas realmente ocupadas têm tempo de testar novas ideias? Para responder a essa pergunta, o The Washington Post reuniu depoimentos e ideias compartilhadas por executivos no ano passado sobre gestão de tempo, equilíbrio entre vida profissional/pessoal e liderança. São prodígios do Vale do Silício, integrantes da lista dos 500 CEOs da Fortune ou fundadores de startups, todos com algo em comum: eles dizem que esses tais hábitos são pequenos segredos de seu sucesso.

Um tema para cada dia (Jack Dorsey, presidente do Twitter e CEO da Square). 

Discursando em um evento de tecnologia, o CEO da Square e presidente e co-fundador do Twitter mostrou como ele equilibra o trabalho nas duas empresas de uma só vez. Uma das coisas que ele faz é escolher um tema para cada dia, dedicando um dia diferente a cada semana para diversos tipos de trabalho. Exemplo: as segundas-feiras são dedicadas à gestão; terças são focadas em produtos: as quartas-feiras são para marketing e comunicação; e assim por diante. Isso cria uma boa cadência para o resto da empresa e o ajuda a manter o foco ao invés de se distrair com temas gerais.

Passar um dia da semana com apenas um aparelho móvel (Larry Page, CEO do Google). 

Em recente reportagem da revista Fortune sobre Page, apontado pela publicação como “Empresário do Ano” e “o CEO mais ambicioso do universo”, o executivo do Google diz que se força a passar grande parte do dia sem usar o computador. Ele vai a reuniões apenas com seu telefone e incentiva os engenheiros e gerente de produtos a passarem também pelo menos um dia da semana apenas trabalhando com seus dispositivos móveis. “Tudo isto faz parte do esforço para manter o foco da empresa no celular e fazer as pessoas andarem pra frente”, disse o CEO à Fortune.

Uma cor para cada tipo de compromisso (Patrick Gelsinger, CEO da VMWare). 

O CEO da empresa de software marca os compromissos de sua agenda por cores, segundo reportagem publicada pelo The Wall Street Journal em julho. Ele marca as reuniões com turquesa quando estas são com clientes ou parceiros; em roxo, se os compromissos são com a imprensa ou investidores; e em amarelo se as reuniões são para revisar as estratégias da empresa. Em seguida, um estagiário registra como o tempo do executivo foi usado em várias planilhas.

Não trabalhar mais em aviões ( Phil Libin, CEO da Evernote). 

Phil Libin, presidente-executivo da Evernote, disse em entrevista à PC Magazine que ele dá a si mesmo uma pausa e não trabalha durante as viagens aéreas.

“Como todo mundo, eu costumava trabalhar no avião e usava este tempo para recuperar o atraso em algumas tarefas. Mas parei. Agora eu leio, jogo, durmo ou assisto a filmes, menos trabalhar. Agora, fico ansioso para voar. Posso sair de um longo voo e estar completamente relaxado”.

Prazo para as respostas de e-mails (Katia Beauchamp, co-fundadora do Birchbox). 

Em entrevista ao site Lifehacker, Katia Beauchamp disse que um de seus melhores truques de economia de tempo é fazer com que seus colegas de trabalho incluam prazos para que os e-mails sejam respondidos, mesmo aqueles mais simples.

“Eu insisto que as pessoas da equipe do Birchbox indiquem quando precisam de uma resposta em todos os e-mails. Isso faz com que priorizemos as coisas muito mais rápido” , afirma a executiva.

Redigir cartas aos pais dos seus funcionários (Indra Nooyi, CEO da PepsiCo). 

Em uma conversa com o então editor-chefe da Fortune, Andy Serwer, em Davos, em janeiro, Indra Nooyi divulgou que ela tem o hábito de escrever cartas para os pais de seus funcionários. A executiva-chefe da PepsiCo disse que escreve para os pais de todos os seus subordinados diretos, muitas vezes contando-lhes a história de como sua família se mostrou orgulhosa quando Indra se tornou CEO, e agradecendo-lhes por seus filhos.

“De repente, os pais de meus colaboradores diretos, todos bem crescidinhos, e eu passamos a ter nossa própria comunicação”', compartilhou Indra durante a entrevista.

Ela agora expandiu seu hábito de escrever as cartas para os pais de 200 empregados de destaque na empresa e também de alguns novatos. Isso ajudou a convencer uma pessoa a fazer parte da equipe. De acordo com Indra, um candidato que não sabia que ela havia falado com sua mãe foi para casa e disse: “Estou analisando estas duas ofertas, mãe, mas estou tentado a aceitar uma delas”. A mãe então disse: “Não, você vai aceitar a da PepsiCo”.

Criar um ‘Yesterbox’ (Tony Hsieh, CEO da Zappos). 

Hsieh começou a experimentar este conceito para o gerenciamento de seu e-mail no final de 2012, mas deu mais atenção no início deste ano. Sua abordagem, que ele chama de “Yesterbox”, ajuda-o a navegar pelos mil a 2 mil e-mails que recebe por dia. A ideia é basicamente lidar hoje com os e-mails de ontem (em vez dos e-mails de hoje), para que você comece o dia sabendo exatamente quantas mensagens devem ser respondidas e “ter uma sensação de realização quando tiver terminado’’, escreveu Hsieh no site Yesterbox, criado por ele. Em um esboço detalhado do conceito Yesterbox.com, o CEO da Zappos começa a explicar a abordagem desta forma: “Se pode esperar 48 horas, sem causar danos, então você não tem urgência em responder a quaisquer e-mails que entram hoje, mesmo que seja uma simples palavra-resposta. Esta é a parte que realmente exige disciplina na primeira semana, porque é realmente muito tentador responder a e-mails que vão entrando. Basicamente, você precisa treinar-se psicologicamente para não se preocupar com as mensagens que estão chegando. Seu foco hoje é apenas limpar a caixa de entrada do dia anterior.”

Anotações em sua agenda de endereços (Chad Dickerson, CEO da Etsy). 

O líder desse mercado on-line tem o costume de tomar notas para tudo, desde um e-mail até um cartão de visitas obtido durante um evento. Dickerson defende a ideia de sistematizar tarefas profissionais, o que faz questão de ensinar a seus funcionários, disse em entrevista à Fast Company, no início deste ano.

“Não importa qual é o seu método, mas você tem que ter um”. E explica: quando coloca novos nomes em seu livro de endereços, por exemplo, sempre anota onde se encontrou com a pessoa e sobre o que falaram. Dessa forma, no futuro, ao encontrar novamente com a pessoa, pode fazer referência a sua conversa específica.

Planejamento com (bastante) antecedência (Carlos Ghosn, CEO da Nissan). 

A maioria dos CEOs têm uma agenda cheia administrando uma empresa. Carlos Ghosn administra nada menos do que três: é presidente-executivo da Nissan e da Renault, e também é presidente da montadora russa AvtoVaz. Ele conversou com o editor-executivo do LinkedIn, Daniel Roth, em novembro, sobre como administra as três companhias sediadas em três países diferentes. A chave do sucesso é ter uma programação definida com mais de um ano de antecedência.

“Sei exatamente onde eu vou estar, o que vou fazer nos próximos 15 meses”, disse Roth. “Não é só bom para mim, mas sim principalmente para as pessoas que trabalham para mim. Eles sabem quando vou estar em Tóquio, quando vou estar em Paris, quando vou estar em Nova York, de modo que eles podem se organizar”.

Compartilhando a agenda (Adora Cheung, CEO da startup Homejoy). 

A executiva da empresa que conecta faxineiras com os clientes compartilhou seu segredo simples para gerenciar bem as reuniões. Para manter o foco e que os encontros sejam rápidos, ela conta com colegas de trabalho que adicionam temas de sua agenda para uma planilha Google Doc antes de uma reunião. Ela então dará prioridade aos assuntos listados na planilha. “Se não está no Google Doc, não falamos sobre o assunto”, disse Adora em entrevista ao Fast Company.